Análisis y mejora en la gestión administrativa del archivo regional de Tacna, 2024

Abstract

En el informe “Análisis y Mejora en la Gestión Administrativa del Archivo Regional de Tacna 2024”, se analizan varios factores que afectan a la administración del Archivo. Se ha observado que la asignación presupuestal enfrenta retrasos debido a la falta de liquidez la fuente de financiamiento de recursos Ordinarios, lo que puede afectar tanto el pago a los empleados como las compras necesarias. El proceso para activar y recibir pedidos de compras es ineficiente por parte de la Oficina de Almacén, implicando múltiples desplazamientos y largas esperas para la impresión de documentos importantes. Además, la tramitación de pagos se complica por la falta de interacción directa con el Equipo de trabajo de la Sub Gerencia de Tesorería, lo que alarga el trámite y complica el seguimiento de los pagos. También se han encontrado dificultades con el registro de datos en Excel, que limita la capacidad de manejar grandes volúmenes de información y aumenta el riesgo de errores. Para mejorar esta situación, el informe sugiere varias medidas. Primero, se recomienda optimizar la comunicación con la Oficina de Presupuesto y considerar el uso de fuentes de financiamiento más fiables, como el Fondo de Compensación Regional (FONCOR). También se propone automatizar el proceso de activación e impresión de los Pedido de Comprobante de Salida y las guías de remisión utilizando el SIGA, lo que podría reducir la necesidad de desplazamientos y hacer el proceso más ágil. En cuanto a los pagos, se aconseja facilitar una comunicación más directa con el equipo de Tesorería y establecer horarios específicos para tratar estas solicitudes. Finalmente, se sugiere mejorar el registro de datos mediante el uso de macros en Excel o la adopción de software especializado, junto con una capacitación adicional para el personal responsable, para así minimizar los errores y mejorar la precisión en la gestión de la información. Este informe ofrece una visión detallada de los desafíos enfrentados y propone estrategias clave para transformar la administración del Archivo Regional de Tacna, con el objetivo de impulsar su eficiencia y eficacia.